第三届中国国际会议产业周会议产业厦门高峰论坛落下了帷幕。在精彩的演讲、有效的交流之外，活动周密的组织，会场精美的布置以及贯穿整个会议的优质服务都给参会人员留下了深刻的印象。现在，让我们走近本次活动的各服务商，听他们讲述会议产业周背后的故事。

组织保障离不开“权”、“钱”、“情”

厦门市会展协会会长郑智：为了办好本次论坛并体现论坛的专业水准，厦门市政府交由协会作为活动的“总调度”。由于协会比较了解厦门地区会展市场行情，以及行业最具代表性的企业，因此，在接到任务后，协会将会员单位中最有实力的几家企业动员、调动起来，在参会人员的接送、旅游，会场舞台设计、搭建以及晚宴设计等各个环节上，提供了有力的保障和服务。

做好“总调度”的角色离不开三个条件。一是“权”，协会要有权威，得到政府授权后，协会是否具有权威性就显得很重要，这表现在协会是否得到会员单位的认可，主要依靠日常的积累和运作。二是“钱”，要保障活动的顺利进行需要资金投入，这些资金很大一部分来自行业的支持。三是“情”，如果没有协会平时为会员单位积极谋求业务发展的工作积累和多年的感情培养，工作室很难开展的。政府之所以授权协会作为承办单位组织活动，就是考虑协会多年来在会展界的威望和影响，并能与行业中的企业打成一片，所以将活动交由协会组织协调。

因此，作为本次活动的“总调度”，只有处理好“权”、“钱”、“情”三者之间的关系，统筹、协调好行业的专业队伍介入保障工作，会议保障工作才能做好。

“贵宾式”服务贯穿始终

厦门佰翔酒店集团有限公司运营总监王晖：作为会议的服务单位和支持单位，服务者和学习者是我们主要扮演的两个角色。一方面要为整个会议提供优质服务。另一方面要在会上广交朋友，结识同行，取长补短，促进集团各个公司更好发展。

为了提供既契合主题，又“宾至如归”的服务，集团成立了专门的服务团队，并将优质服务贯穿整个会议。会前，实时跟踪会议筹备情况，了解会议举办的流程，理解会议的主题，围绕主题组建了服务团队。会中，从机场接站的告示牌、休息点的设置，车辆调度乃至入住房间的安排，服务团队都进行了周密的布置，确保了会议的顺利进行。而在会后，旅游的联络工作，出行的线路安排以及参会人员的派送，服务团队也都进行了详细的部署。“贵宾式”服务贯穿始终。

“一站式会议接待”是此次活动服务的特色，以市场营销部为龙头，整合会议餐饮、客房等环节。对外，只要客人有问题，找到酒店相应的会议服务人员就能全部解决。对内，一切以承接到本次活动的销售代表为主导，所有的部门负责人都要为他服务，根据客人需求，根据参会代表的要求，提供有针对性的餐饮、住房和会议场馆服务。

强强联手打造会议舞台

厦门博誉电子工程有限公司总经理陈建成：本届会议产业周的主题是“创新·创意·会议产业”，设计团队在充分了解过去两届会议现场搭建的基本色调、视觉系统，深刻理解本届会议主题的基础上，经过反复修改设计，最终确定了此次会议产业周的舞台搭建方案。

在器材的使用上，为了营造舞台效果，突出创新主题，公司使用了最新的器材，如激光尺、变形的LED灯等，同最基本的“一横两竖”的舞台搭建方式结合，取得了不同凡响的效果，整个会场变成了一个有机的整体。

先进的技术离不开人员的支持，从接到“会议产业周”的订单开始，公司便召集了最强有力的策划团队，同会议组织人员进行了大量的交流，对舞台设计方案进行了一次又一次的修改，力求呈现给与会者一个完美的舞台。

本次会议产业周的舞台搭建除了集合本公司最好的设备、器材和人力之外，与其他公司的合作也非常重要。如会议产业周开幕的启动装置——“水晶球”就是由万利达公司进行制作。几家公司的有机结合，形成了服务会议的“大”团队。大团队不仅发挥了博誉公司的硬件器材实力，又整合了其他公司的优势资源，保证了活动场地在短时间内得到最完美地呈现。

篮球场摇身变“水晶宫”

厦门万利达经济发展有限公司董事/总经理林晓辉：在本届会议产业周中，万利达主要负责会议晚宴和开幕式的设计。

对于这样一场体现厦门会议接待水平的会议，公司首先明确了会议晚宴的主题，因为这是整个晚宴的灵魂和精神。我们认为，与白天会议的紧张气氛相对，晚宴应是活泼、轻松的，可以将白天会议的紧张气氛一扫而光。以此为核心并结合厦门的地域特点，“海之约，鹭岛情”的主题最终确定，“海”成为晚宴的主要元素。

为了结合“海”元素，晚宴的很多设计都进行了创新。晚宴上的花艺、布艺看似简单，其实都颇费心思。为了增加花艺、布艺的柔软度，凸显海的特点的同时增加轻松气氛。设计人员在手工方面投入很大精力进行创新。

由于晚宴场地原为篮球场，要营造出轻松的活动氛围，原本空旷的室内高度，冷色调灯光如何处理都是难题。最后，公司采用了好莱坞拍电影时用的灯光，制造出柔和的现场照明效果。柔和的灯光，灵动的花艺，独特的布艺设计，搭配具有闽南神韵的特色演出，让整个晚宴会场渲染出温馨、热烈又不乏灵动的现场氛围。

此外，相比晚宴设计的攻坚，开幕式的创意则是公司强项，并拥有自身的专利。

再现世博“中华鼎”

世合展览有限公司总经理黄晖：上海世博会中国馆内的“中华鼎”给人留下了深刻印象。该鼎的建造用了500多天，其灯光效果也做到了最极致。而在会议产业周上，世合则要重现世博“中华鼎”。

公司结合整个会场的蓝色基调，经过深思熟虑，采用了“万绿丛中一点红”的想法，用了很短的时间，设计出了抢眼的红色“中华鼎”。为了呈现出可以与世博“中华鼎”媲美的灯光效果，世合运用了博誉公司最好的灯光设施，将灯光从下往上打，运用立体变光的技术，呈现出立体成形的视觉效果。

在设计过程中，灯光效果的营造是“中华鼎”设计是否成功的关键。如果使用外打照射，就没有办法使中华鼎显得立体。上海世博会的中华鼎有3万多盏灯照射。而会场上的“中华鼎”按照1:100的比例进行缩小，会场照射它只用了十多盏灯，这些灯均为LED灯，一盏LED灯里有48盏小灯，十几盏LED灯营造出了400多盏灯的效果。LED灯的变色则由电脑控制，营造出了璀璨，渐变的“中华鼎”，这是一个高科技的结果，展览、声光、电子三点的结合在这个微型的会议场所里产生了大型会议的效果。

酒店做足每个细节

厦门佰翔软件园酒店市场营销总监张云燕：在会议产业周召开前一个月的时间，酒店总经理召开动员大会，要求各个部门通力配合，全力做好会议产业周的接待工作，从那时开始，为了将最好的一面呈现给客人，确认房号、维修硬件、拟定菜单等各项工作便全面展开。

在客房安排方面，酒店提前半个月确定出会议用房的房号，并逐个进行检查，即时对一些客房进行小范围维修。在会议进行期间，有重要嘉宾需要临时将客房升级为套房，酒店责无旁贷地满足客人要求。而除了会务组的要求以外，酒店主动地为一些重要嘉宾提供了附加服务，如提供时令水果，在一些女士的客房内摆放鲜花等，力求做好每个细节。

餐饮也是酒店服务的重要方面，针对会议晚宴用餐，酒店提前半个月就开始与会议组织方沟通，经过反复试菜确认后，厨房才得到最终菜单。此外，由于厨房到会场距离比较远，如何保证晚宴菜品的热度，餐饮工作人员更是费尽心思。最终做好了一切准备。

硬件设施是保证会议顺利进行的基础。酒店提前一个月对酒店硬件进行检修，内容包括电梯、空调等。工程人员每天加班，按部就班地对硬件进行检测、维修，这也使酒店的硬件水平在短时间内有所提升。

只有想不到没有做不到，通过服务会议产业周，酒店整体的会议服务水平也有所提升，有助于酒店未来向更高层次发展。

（中国会展杂志社）